Réflexions sur l'établissement et la mise à l'échelle de le MRI: Cinq leçons clés

Cette chronique a été préparée par le Dr Lalanath de Silva, responsable du site GCF Mécanisme de Recours Indépendant . Elle est la deuxième d'une série de réflexions sur ses cinq années à la tête du mécanisme.  

Quelle aventure que de mettre en place un tout nouveau Mécanisme de Recours Indépendant (IRM) au Fonds vert pour le climat (GCF). Il a fallu tout mettre en œuvre, de la mise à jour du mandat de le MRI au recrutement, à la formation et à la gestion du personnel, en passant par la rédaction des procédures et des lignes directrices, la préparation des plans de travail et des budgets, la gestion des relations avec le secrétariat et le conseil d'administration, et surtout le traitement des plaintes et des griefs. Mais cette chronique n'est pas un récit de ce que j'ai fait. Il s'agit plutôt d'un recueil de cinq leçons que j'ai apprises au cours de ce processus. Ces leçons sont allées au-delà des exigences fondamentales de transparence, d'équité, de justice, de rapidité et de rentabilité.

Leçon 1 : la valeur des bonnes relations avec le conseil d'administration

Le conseil d'administration de GCF ne ressemble à aucun autre avec lequel j'ai travaillé auparavant. Il est composé de 24 membres, 12 provenant de pays donateurs et 12 de pays en développement, chacun disposant d'une voix égale. Le conseil a une dynamique unique que je n'avais jamais connue auparavant. J'ai rapidement appris qu'il était important de socialiser les nouvelles idées et les nouveaux concepts avec les membres du conseil. Il était donc essentiel de maintenir une relation constructive et mature avec le conseil et ses membres. Les mécanismes de recours en matière de griefs craignent souvent une ingérence dans leur indépendance vis-à-vis du conseil d'administration de leur organisation mère. Je suis heureux que le conseil d'administration de GCF et ses nombreux membres n'aient jamais porté atteinte à l'indépendance de le MRI. Au contraire, ils n'ont fait que l'affirmer et insister sur son importance. Au cours de mon mandat, le Conseil d'administration de GCF a mis à jour le mandat de le MRI, a adopté un ensemble de procédures progressives et normatives pour le mécanisme, ainsi que des directives importantes pour lui-même sur la manière de traiter les recommandations sur les plaintes et les demandes de réexamen de le MRI.

Leçon 2 : la valeur des consultations approfondies

Une partie de mon travail consistait à mettre à jour le mandat de le MRIet à développer ses procédures et directives. Ces deux tâches ont été confiées par le conseil d'administration. J'ai appris ici que les consultations approfondies prennent du temps, mais qu'elles permettent une meilleure appropriation et acceptation du résultat. Dans le cadre de ces exercices, nous avons entrepris de vastes processus consultatifs. Il s'agissait notamment d'appels à propositions publics et de consultations avec GCF . Des consultations ont également eu lieu avec les membres du Conseil, les organisations de la société civile, les autorités nationales désignées, les entités accréditées GCF et le personnel du Secrétariat GCF . Ces consultations ont permis de mettre sur la table de nombreuses idées constructives et progressistes.

Leçon 3 : la valeur d'un expert en communication

Lors du recrutement du personnel, j'ai commencé par faire appel à des spécialistes de la médiation et de l'examen de la conformité ainsi qu'à du personnel de soutien. Il ne fait aucun doute que cela est nécessaire pour un mécanisme de règlement des griefs doté de ressources suffisantes. Mais au fil du temps, nous avons dû relever le défi de faire savoir que le mécanisme était opérationnel et disponible pour les personnes affectées par les projets et les pays en développement. En dépit de nos valeureux efforts de communicateurs amateurs, les évaluations ultérieures ont montré que les acteurs de la société civile et les autres parties prenantes du site GCF, y compris les personnes affectées, connaissaient très peu, voire pas du tout, le site le MRI. Pour combler cette lacune, nous avons maintenant recruté un associé en communication. Rétrospectivement, cela aurait dû se faire il y a cinq ans. Si j'avais le droit de refaire le recrutement du personnel, j'inclurais un professionnel de la communication dans les premières embauches, pour diriger les efforts de sensibilisation de le MRI. Il y a un décalage entre le moment où l'on prend conscience de l'existence d'un mécanisme de recours et le dépôt effectif des griefs.

Leçon 4 : la valeur des relations mûres avec la direction

Les relations entre un mécanisme de redressement des griefs et la direction de l'institution mère sont difficiles. D'une part, le mécanisme doit examiner la diligence raisonnable de la direction dans la conception et la mise en œuvre du projet dans le contexte des plaintes reçues. D'autre part, en tant que partie intégrante de l'institution mère, il doit maintenir son indépendance, tout en collaborant sur les questions administratives et en favorisant les relations collégiales. Les défis à l'indépendance d'un mécanisme viendront de l'extérieur et de l'intérieur de l'institution. Il ne s'agit pas tant d'interférences directes - mais plutôt de sources quotidiennes moins évidentes, telles que les tâches administratives. Les défis à l'indépendance et à l'efficacité (qui se traduit par un traitement rapide des plaintes) peuvent prendre la forme de retards ou de refus administratifs, et surtout d'un manque de connaissance ou d'une mauvaise compréhension de l'indépendance et du mandat du mécanisme. La leçon que j'ai apprise est que tracer des lignes claires, poliment et fermement, tout en maintenant des relations collégiales respectueuses, est le fondement d'une relation mature avec la direction. Sur le site GCF, le MRI et le Secrétariat ont résolu de nombreux problèmes de ce type et ont institutionnalisé des protocoles et des procédures acceptables qui contribuent à maintenir des relations saines.

Nous avons également organisé des événements de sensibilisation à l'adresse GCF pour le personnel. Ces événements, appelés "Forums d'apprentissage et de dialogue", ont été menés selon les règles de Chatham House. Ils ont créé un espace sûr pour un dialogue ouvert et honnête entre le MRI et le personnel d'encadrement. Nous avons appris les uns des autres à ces occasions.

Leçon 5 : la valeur des bonnes relations publiques

Le MRI a mené une enquête annuelle auprès des parties prenantes pour évaluer nos résultats. L'enquête a servi à nous informer sur les points à améliorer et sur ce que nous avons fait de bien. Un message d'appréciation constant que nous avons reçu concernait les efforts que nous avons déployés pour entretenir de bonnes relations publiques, pour atteindre les plaignants et la société civile avec empathie, et pour être transparents et informatifs sur le MRI. Même lorsqu'une affaire a dû être classée sans recours, nous avons pris contact avec les plaignants pour leur expliquer les raisons de cette décision et leur offrir un forum pour discuter des autres moyens de traiter leur plainte. Un mécanisme de recours doit être centré sur le "survivant" ou le "plaignant" et son personnel doit être formé aux compétences de base en matière de conseil qui sont essentielles pour aider les plaignants qui peuvent être traumatisés par le grief, ainsi que par le fardeau que représente la poursuite d'un processus de plainte avec un mécanisme de recours.

Conclusion

J'espère que ces cinq leçons pourront être utiles à d'autres personnes qui envisagent de mettre en place un nouveau mécanisme de réparation des griefs ou d'améliorer un mécanisme existant. De nombreux mécanismes de ce type sont en cours de création, notamment par le secteur privé. J'espère également que ces leçons serviront à le MRI , qui traduira ces expériences pour remédier aux griefs qui lui seront soumis à l'avenir.