Obligé de passer au virtuel

Du jour au lendemain, les six membres de l'équipe de Mécanisme de Recours Indépendant (IRM) du Fonds vert pour le climat (GCF) ont quitté Songdo, en Corée du Sud, où se trouve le siège de GCF , pour se rendre dans leurs villes d'origine en Espagne, en Afrique du Sud, en Autriche, à Ulsan en Corée du Sud et aux États-Unis. En effet, GCF a demandé à son personnel non essentiel de travailler à distance depuis son domicile (soit en Corée, soit depuis son pays d'origine) en raison de la forte augmentation des cas de Covid-19 en Corée du Sud. Soudain, l'équipe de le MRI a été contrainte de travailler à distance et "virtuellement" pour maintenir le MRI ouvert.

Nous parlons ici des opportunités et des défis qu'un MRI virtuel a présentés et de la façon dont l'équipe de le MRI a réagi. À mesure que la pandémie de Covid-19 se répand dans le monde, d'autres mécanismes de responsabilité et de recours seront confrontés à des situations similaires. Nous espérons que ce commentaire permettra de tirer des leçons et de comprendre ce à quoi il faut se préparer et comment y faire face. Peut-être, lorsque l'équipe de le MRI se réunira à nouveau en Corée, pourrons-nous rédiger une mise à jour afin que nos lecteurs aient une image plus complète de nos expériences.

Réunion virtuelle

Au cours des trois dernières semaines, nous avons appris quelques leçons importantes sur le fonctionnement efficace d'un site virtuel MRI. Nous avons commencé par nous réunir une heure par jour à un moment qui convenait à la plupart, mais pas à tous. Etant répartis dans le monde entier, des Amériques à l'Extrême-Orient, il était difficile de trouver un moment qui convienne à tous. Au départ, les appels quotidiens étaient des rapports sur le travail de la veille. Cependant, les règles du site GCF exigent que les membres du personnel rédigent un rapport hebdomadaire sur le travail à distance à l'intention de leurs responsables. Les rapports quotidiens et hebdomadaires devenaient trop onéreux et nous avons donc converti l'appel quotidien en un appel de résolution de problèmes à l'échelle de l'équipe. Tout membre de l'équipe peut soulever une question qui nécessite une consultation et une résolution de problème à l'échelle de l'équipe. Ce changement a considérablement amélioré le moral ainsi que l'utilité de l'appel virtuel quotidien. L'appel virtuel quotidien permet également aux membres de l'équipe de se voir et de s'entendre quotidiennement, de rester connectés et de se sentir comme une équipe.

Faire le meilleur

Les membres de l'équipe trouvent également que le travail à domicile leur donne plus de flexibilité pour organiser leur temps de travail. Ils peuvent diviser le temps de travail en deux ou trois tranches horaires et l'entrecouper de temps de loisirs ou de temps en famille. Travailler seul à distance s'avère stressant pour certains membres de l'équipe, mais être avec sa famille a été, pour la plupart de l'équipe, une aubaine dans une période de stress. Le site GCF a proposé et encouragé le personnel à utiliser un service de conseil gratuit s'il se sent déprimé ou stressé. En outre, les membres de l'équipe discutent avec le chef du site le MRI et entre eux lors de vidéoconférences virtuelles individuelles pour accomplir leur travail et réduire le stress lié au travail solitaire. Un groupe WhatsApp a également permis à l'équipe de parler ensemble ou individuellement les uns avec les autres. De même, les membres de l'équipe en Afrique du Sud ont pu se connecter virtuellement avec les organisations de la société civile de ce pays dans le cadre de la sensibilisation de la MIC. Le fait d'être présents dans leur pays d'origine a également permis à certains membres de l'équipe de rencontrer en personne ou virtuellement d'autres professionnels du domaine et d'élargir le réseau mieux que depuis la Corée. Par exemple, plusieurs mécanismes de responsabilité et de recours des entités accréditées par GCFse trouvent à Washington DC et dans les environs, et le responsable de le MRI a pu rencontrer le personnel de ces mécanismes sur des questions communes et de collaboration.

Options de relocalisation de l'équipe

L'une des options envisagées par l'équipe au début était de déménager dans un lieu commun exempt du virus COVID-19, de louer un appartement et de vivre et travailler à partir de là. Cependant, cette idée a été abandonnée car le fait de vivre ensemble pendant une longue période aurait pu faire surgir des problèmes personnels imprévisibles et aurait placé l'équipe dans un pays étranger, avec des personnes parlant une langue étrangère, sans soutien familial et sans connaissance du système de soins de santé. De plus, il n'y avait aucune garantie que le virus ne se propage pas dans ce pays également. Il semblait que les coûts l'emportaient sur les avantages d'un tel déplacement. Deux membres de l'équipe sont basés en Afrique du Sud car ils y avaient leur domicile. Cette situation s'est avérée fortuite, car ils ont pu se rencontrer régulièrement et travailler ensemble sur le site MRI . Deux autres membres de l'équipe se sont récemment rencontrés en Autriche afin de pouvoir travailler ensemble, même brièvement. La première leçon que l'on peut tirer de ces expériences est que, plutôt que de déplacer l'équipe vers un seul endroit, trouver deux ou trois endroits où les membres de l'équipe peuvent se déplacer et vivre à proximité pourrait être une solution qui pourrait soulager le stress et rendre le travail virtuel encore plus efficace.

Défis

Plusieurs défis se sont présentés en raison des modalités de travail virtuel. La solitude et le stress liés au travail à distance en sont un. Lorsque les membres de l'équipe sont retournés dans leur pays d'origine, ils ont dû loger chez leurs parents ou leurs frères et sœurs, car ils avaient fermé leur propre maison pour s'installer et travailler à Songdo, en Corée. Si cette solution leur a permis de bénéficier d'un soutien familial, elle leur a également fait perdre leur propre espace en Corée, avec tous les équipements qu'ils avaient mis en place. Des problèmes liés aux ordinateurs portables et aux logiciels ont surgi et ont été résolus à distance par des collègues travaillant sur les questions de TIC à l'adresse GCF . Dans certains pays où se trouvaient les membres de l'équipe, des problèmes de connectivité sont apparus, ainsi que des délestages électriques, entraînant des coupures de courant pendant plusieurs heures par jour. Le fait de se trouver dans plusieurs fuseaux horaires a également eu pour conséquence de limiter les possibilités de réunions virtuelles de l'équipe. Les membres de l'équipe ont dû prendre des dispositions pour le paiement de loyers et d'autres obligations financières en Corée et les gérer à distance a été un défi car les services bancaires en ligne en Corée peuvent être compliqués si l'on ne parle pas coréen. La possibilité d'aller à la banque et de traiter ces transactions en personne n'est plus disponible après le retour dans leur ville d'origine. La participation à distance présente également l'inconvénient que le personnel ne peut pas résoudre rapidement les problèmes en se rendant simplement au bureau d'un autre collègue GCF dans le même bâtiment. En outre, certains membres de l'équipe observent que la perte de communication en face à face et l'absence de réunions informelles pendant le déjeuner ont des répercussions négatives sur les relations collégiales.

Opérations virtuelles

Malgré ces difficultés, le site le MRI fonctionne de manière quasi ininterrompue. Nous sommes en train de traiter une plainte que nous avons reçue. Nous avons assisté à une réunion du conseil d'administration de GCF en faisant une présentation vidéo de manière virtuelle. Le MRI a réussi à gérer les annulations et les reports de dernière minute d'un événement majeur de renforcement des capacités qu'il organisait et d'un atelier de sensibilisation qu'il avait prévu. L'équipe se ressaisit et réorganise ses activités de renforcement des capacités et de sensibilisation. Nous continuons à assurer notre fonction consultative et avons mené des consultations publiques sur notre projet de procédure de représailles par le biais de webinaires. Nous travaillons à l'élaboration de modules d'apprentissage en ligne pour former les mécanismes de recours en matière de griefs des entités d'accès direct du site GCF. Les membres de l'équipe participent à distance au comité de gestion de crise du site GCF. Le personnel essentiel de GCF stationné en Corée a réagi rapidement en ligne à la gestion de crise nécessitant des transferts bancaires de fonds et l'achèvement des procédures d'approvisionnement. L'utilisation accrue de la technologie permet à l'équipe de le MRI de réduire son empreinte carbone grâce à la diminution des déplacements pour assister à des événements et à la réduction de la consommation d'énergie.

Des systèmes qui fonctionnent

Une autre leçon clé tirée de cette expérience a été l'avantage de disposer de termes de référence clairs et de procédures détaillées, ainsi que de systèmes fonctionnant à distance ; cela a contribué à rendre la transition vers un fonctionnement virtuel beaucoup plus facile et fluide. Le MRI dispose désormais de termes de référence clairs et actualisés, ainsi que d'un ensemble détaillé de procédures et de lignes directrices. En outre, le MRI dispose également d'un ensemble de vingt modules de procédures opérationnelles de soutien, un document interne qui donne au personnel de le MRIdes conseils clairs, étape par étape, sur les cinq fonctions de le MRI. Le MRI dispose également de systèmes en ligne de soutien. Par exemple, nos plaintes sont gérées par un système électronique de gestion des cas (CMS) qui est accessible à distance au personnel et aux entités accréditées. GCF Toutes les opérations de GCF, telles que la gestion des ressources humaines et des avantages sociaux, les achats, la comptabilité des dépenses et le paiement des salaires, sont traitées en ligne, y compris les interventions en arrière-plan du site web et le stockage des fichiers, qui peuvent tous être utilisés à distance à partir de l'ordinateur portable des membres du personnel de le MRI . Une sécurité spéciale en ligne a été mise en place par le département TIC de GCF, bien que le travail à distance puisse nécessiter des mesures de sécurité renforcées. GCFLe département TIC de l'institution, dirigé par Stefan Zutt, a fait, et continue de faire, un travail incroyable pour soutenir et faire avancer l'institution dans la bonne direction. Heureusement, les systèmes en ligne de le MRIet de GCFsont d'une aide précieuse pour passer de Songdo, en Corée du Sud, à un fonctionnement virtuel à partir de plusieurs sites, et prouvent la résilience de le MRI de GCF ainsi que sa capacité d'adaptation.

Durabilité

Le MRI L'équipe a fonctionné ensemble à partir d'un seul endroit avant la crise du COVID-19, et en tant que telle était une équipe opérationnelle au moment de l'épidémie. Ce facteur a pu lui permettre de s'adapter plus rapidement et mieux aux opérations virtuelles. Jusqu'à présent, l'expérience virtuelle a été largement positive, avec quelques difficultés. Mais on ne sait pas encore si les opérations virtuelles sont durables ou souhaitables à long terme. Par exemple, les opérations virtuelles à long terme nécessiteront de permettre au personnel de se réinstaller de manière semi-permanente ou permanente dans leur pays d'origine. Cela soulèvera à son tour la question des privilèges et immunités de GCFsi le personnel se trouve dans plusieurs endroits. La supervision et le contrôle virtuels du personnel présentent également des défis. Cette expérience forcée du MII virtuel a jusqu'à présent prouvé que (a) le MRI peut fonctionner virtuellement depuis n'importe quel endroit du monde avec une connectivité décente et poursuivre ses opérations commerciales sans entrave pendant de courtes périodes et (b) le MRI peut fonctionner efficacement et virtuellement avec le mandat, les procédures et les systèmes en ligne qu'il a actuellement en place. Le MRILe fonctionnement virtuel de l'organisation peut être amélioré si un noyau de son personnel se trouve en Corée et si quelques membres de l'équipe sont situés ailleurs.

Conclusion

En conclusion, il y a peut-être une lueur d'espoir dans le nuage COVID-19. Le site GCF, et d'ailleurs le MRI, a maintenant été testé pour sa résilience et sa capacité à fonctionner virtuellement en cas de crise. De nombreuses leçons ont été tirées en tant qu'institution et elles seront utiles à GCF et le MRI en cas de crises futures. La pandémie de COVID-19 est loin d'être terminée, mais au moins en Corée du Sud, on peut être prudemment optimiste quant à une résolution plus rapide grâce aux mesures proactives sages et agressives prises par le gouvernement.

Article préparé par Lalanath de Silva